Ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für Inlandsumsätze zwischen Unternehmen. Die gesetzliche Grundlage dafür wurde mit dem Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 geschaffen. Word-, Excel- und PDF-Rechnungen sind also bald nicht mehr möglich.
Erfahren Sie hier alles Wichtige zum Thema elektronische Rechnung.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Das Wachstumschancengesetz definiert die E-Rechnung als eine Rechnung, die im strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Gleichzeitig muss sie den Anforderungen des EU Rechnungsstandards EN 16931 genügen. Vereinfacht ausgedrückt ist dies ein besonderer XML-Datensatz. In Deutschland erfüllen die Anforderungen unter anderem der XStandard oder das hybride ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. Auch andere Rechnungsformate können diesen Anforderungen genügen wie z. B. das französische Rechnungsformat Factur-X (entspricht dem deutschen ZUGFeRD-Format) oder Peppol-BIS Billing. Die Entscheidung, welches Format zur Anwendung kommt, obliegt den Vertragsparteien. Insbesondere bei langfristigen Geschäftsbeziehungen empfiehlt es sich daher, dies frühzeitig zu klären.
Wie unterscheiden sich die E-Rechnungsformate?
- XRechnung
- Strukturiertes Datenformat, d. h. reine XML-Datei
- Automatische, elektronische Weiterverarbeitung ohne Medienbrüche möglich
- nur maschinenlesbar, keine Sichtprüfung möglich, Programm zur Visualisierung und Lesbarkeit erforderlich
- kann nur als Web Service genutzt werden
- ZUGFeRD
- Hybrides Rechnungsformat aus einem menschenlesbaren PDF und einem maschinenlesbaren Anhang mit strukturierten Daten im XML-Format
- Maschinen- und menschenlesbar, da Rechnungsdaten in beiden Datei-Elementen vorhanden sind
- ZUGFeRD-Rechnung wird als PDF verschickt, das beide Datei-Elemente enthält
- erlaubt alle elektronischen Übermittlungswege
Im Gegensatz dazu stellt eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung dar. Sie wird zwar elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen. Es handelt sich jedoch nicht um strukturierte Daten, sondern lediglich um die visuelle Darstellung einer Papierrechnung.
Wer ist betroffen?
Von der neuen E-Rechnungspflicht betroffen sind alle im Inland ansässigen Unternehmen mit ihren inländischen B2B-Umsätzen. Sie müssen technisch in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen und zu verarbeiten.
Welche Vorteile bringt die E-Rechnung?
Wirtschaftlich, ökologisch und digital: Die E-Rechnung bietet viele Vorteile gegenüber der papierbasierten Rechnungsstellung.
Unternehmen profitieren von effizienteren Arbeitsabläufen – von der Rechnungserstellung über die schnellere Verarbeitung in der Finanzbuchhaltung bis zu einem beschleunigten Zahlungsverkehr. Durch das vollständig automatisierte Verfahren sinkt die Fehlerquote, da Daten genauer und vollständiger übermittelt werden. Gleichzeitig entfallen die Kosten für Druck, Papier und Porto. Da alle Daten digital verfügbar sind, profitieren alle Beteiligten außerdem von mehr Transparenz, einer besseren Nachverfolgbarkeit und Archivierung und nicht zuletzt von einer verbesserten Umweltbilanz.
Welche Übergangsfristen gibt es?
Die E-Rechnungspflicht gilt sowohl für eingehende als auch ausgehende Rechnungen. Für den Versand von elektronischen Rechnungen gelten Übergangsfristen. Hier ein Überblick:
- Ab dem 01.01.2025 ist der Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen verpflichtend.
Der Vorrang der Papierrechnung entfällt und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. Bis zum 31.12.2026 sind Papierrechnungen noch erlaubt. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden. - Ab dem 01.01.2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € verpflichtet, nur noch E-Rechnungen für Transaktionen im B2B-Bereich zu versenden.
- Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.
Wie kann eine E-Rechnung empfangen werden?
Die E-Rechnung wird in elektronischer Form, z. B. per E-Mail oder per Download über ein (Kunden-)Portal, übermittelt. Anschließend muss sie nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) im bestehenden Format verarbeitet und archiviert werden.
Welche Auswirkung hat die E-Rechnung auf den Vorsteuerabzug?
Erhalten Sie von Ihrem Lieferanten eine E-Rechnung, ist diese das maßgebende Originaldokument. Nur dieses berechtigt zum Vorsteuerabzug. Im Übergangszeitraum ist eine Papier- oder PDF-Rechnung ebenfalls noch für den Vorsteuerabzug zulässig, wenn der rechnungsausstellende Unternehmer die Übergangsregelung anwenden darf.
Welche Aufbewahrungsfrist gilt für E-Rechnungen?
Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Nach § 14b UStG müssen Rechnungen 10 Jahre lang archiviert werden. Ob es sich dabei um eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung handelt, spielt keine Rolle.
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