Portal-Lösungen

Das Webportal für Mitarbeiterdokumente

Effizienter ohne Papier:

Entgeltabrechnungen digital bereitstellen

Schluss mit zeitraubendem und teurem Drucken, Kuvertieren und Verteilen von Personaldokumenten:

Mit NOVIPLAN [e.portal], dem modernen Webportal für Mitarbeiterdokumente, stellen Sie sämtliche Dokumente der HR-Abrechnung und beliebige Mitarbeiterinformationen vollautomatisch und höchst sicher digital zur Verfügung. Sorgen Sie für schlanke Prozesse, entlasten Sie Ihre Personalabteilung von zeitraubenden Routinetätigkeiten und profitieren Sie gleichzeitig von hohen Kosteneinsparungen!

simplify HR.

Mitarbeiter motivieren.

Kosten reduzieren.

Prozesse beschleunigen.

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Weniger Kosten, mehr Service

Digitale Entgeltnachweise statt Papierberge

Jeden Monat ist es wieder soweit: Die Entgeltabrechnung ist durchgeführt, anschließend wird fleißig gedruckt, gefalzt, kuvertiert und frankiert. Entlasten Sie Ihre Personalabteilung von diesen zeitraubenden Routinetätigkeiten!

Mit NOVIPLAN [e.portal] stellen Sie alle Lohn- und Gehaltsdokumente digital zu – und sparen jede Menge Kosten und Zeit.

Ihre HR-Sachbearbeiter führen die monatliche Abrechnung auf ihrem gewohnten Lohn- und Gehaltssystem durch, drucken die Dokumente aber nicht auf Papier, sondern vollautomatisch ins Archiv. Regelbasierte Prozesse vereinzeln anschließend den Druckstrom, verschlüsseln die Dokumente und ordnen sie der jeweiligen Personalnummer zu. Ihre Mitarbeiter erhalten rund um die Uhr einen sicheren Zugang zu all ihren Unterlagen – Entgeltabrechnungen, Zeitnachweise, Lohnsteuer- und DEÜV-Bescheinigungen oder sonstige Informationen. Egal, wo sie gerade sind, sie benötigen lediglich einen gängigen Web-Browser oder unsere NOVIPLAN-Mitarbeiter-App.

Übrigens: Bei Kosteneinsparungen bis zu 70% im Vergleich zur papierbasierten Verarbeitung amortisiert sich das Webportal innerhalb kürzester Zeit von selbst.

Keine Laufwege, keine Papierkosten

Die Pinnwand – Ihr virtuelles Schwarzes Brett

Schluss mit veralteten Aushängen. Nutzen Sie die Pinnwand-Funktion als Ihr digitales Schwarzes Brett!

Über die Pinnwand teilen Sie schnell und direkt wichtige Informationen und geben allen Mitarbeitern Neuigkeiten, Termine oder aktuelle Unternehmensentwicklungen bekannt. Drucken Sie Ihre Aushänge einfach an die Pinnwand und schon stehen Sie auf NOVIPLAN [e.portal] zur Ansicht oder zum Download zur Verfügung – papierlos und immer aktuell. Das zeitaufwendige Aushängen und Entfernen von Papier am Schwarzen Brett entfällt.

Das Plus für Ihre Mitarbeiter: Sie sind immer aktuell informiert und sparen sich den Gang zum Schwarzen Brett. So ermöglichen Sie eine Kommunikation, wie sie Ihre Mitarbeiter heute fordern.

Weniger Bürokratie, mehr Eigenverantwortung

Moderner Employee Self Service

Mit wenigen Klicks die Adresse ändern, eine neue Bankverbindung eintragen oder Urlaub anfragen: Wenn Ihre Mitarbeiter diese Dinge selbst erledigen, bleibt Ihrer HR-Abteilung mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Nutzen Sie deshalb die ESS-Funktionen von NOVIPLAN [e.portal] und binden Sie Ihre Mitarbeiter in personalrelevante Prozesse ein. NOVIPLAN [e.portal] ersetzt traditionelle Papierprozesse durch digitale Workflows und ermöglicht Ihren Mitarbeitern, nicht nur Urlaubsanträge oder Krankmeldungen rund um die Uhr via PC, Tablet oder Smartphone zu erfassen, sondern auch ihre monatlichen Lohn- und Gehaltsnachweise abzurufen oder bei Bedarf ihre Stammdaten zu aktualisieren.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Ihre Personaler werden von administrativen Aufgaben entlastet, Ihre Mitarbeiter profitieren von kurzen Kommunikationswegen und die Daten sind immer auf dem aktuellen Stand.

Behalten Sie den Überblick

Das Cockpit für Personalleiter

Personalleitern und -referenten bietet NOVIPLAN [e.portal] die Möglichkeit, alle Dokumente der ihnen zugeordneten Mitarbeiter aufzurufen. Die zeitraubende Suche nach Unterlagen und das Anfertigen von Kopien gehören damit endgültig der Vergangenheit an.

Darüber hinaus gibt es eine Fülle an standardisierten Datenvisualisierungen und Möglichkeiten, um die Akzeptanz und Inhalte des Portals auszuwerten. Interaktive Dashboards liefern Informationen über die im Portal bereitgestellten Dokumente und führen gleichzeitig den erforderlichen Nachweis für ihren Zugang bzw. Abruf. Der Aktivierungsmonitor gibt Auskunft über die Nutzung des Webportals, Druck- und Fehlermonitor werten die Verarbeitung der ins Portal gedruckten Dokumenten aus. Alle Dashboards ermöglichen gezielte Datenselektionen nach Zeiträumen, Dokumentarten oder Personalnummern und über Drilldown-Funktionen die Navigation zu den Details.

Wie Sie und Ihre Mitarbeiter profitieren

NOVIPLAN [e.portal] bietet alles, was ein modernes Mitarbeiterportal ausmacht.

Die Software ist vollständig webbasiert und in den gängigen Standard-Sprachen verfügbar, also ideal für verteilte Standorte. Sie funktioniert mit jedem Lohn- und Gehaltssystem und kann sowohl in der Cloud als auch on-premise eingesetzt werden. Das bedeutet: Absolute Flexibilität, hohe Skalierbarkeit und völlige Freiheit beim Wechsel der eingesetzten HR-Software aufgrund der Systemunabhängig von NOVIPLAN.

NOVIPLAN wird in Karlsruhe entwickelt und getestet, ist also 100 % Made in Germany.

Aber da gibt es noch mehr:

Höchste Sicherheit

Bei der Bereitstellung von sensiblen Personaldokumenten hat Sicherheit höchste Priorität. Alle Dokumente werden nicht nur SSL-verschlüsselt übertragen, sondern auch verschlüsselt und revisionssicher im Archiv gespeichert. Wir bieten maximale Datensicherheit, eine durchgängige Protokollierung und Zugangsschutz auf höchstem technischen Standard.

Effiziente Prozesse

Schluss mit zeitraubendem Drucken, Kuvertieren und Verteilen von Entgeltabrechnungen und Zeitnachweisen. NOVIPLAN [e.portal] sorgt für schlanke Prozesse in der Personalabteilung, indem es Medienbrüche vermeidet und eine papierlose Verarbeitung ermöglicht – automatische Archivierung und sicherer Schutz der sensiblen Dokumente inklusive.

Reduzierte Kosten

Entgeltabrechnungen auf Papier sind aufwendig und teuer. Für Druck, Kuvertierung, Zustellung und Verwaltung entstehen monatliche Kosten bis zu 2,50 € pro Mitarbeiter. Mit NOVIPLAN [e.portal] sparen Sie nicht nur die Kosten für Papier, Toner und Porto, sondern profitieren auch von signifikaten Einsparungen durch den Wegfall manueller Tätigkeiten.

Einfache Bedienung

Das Design des Webportals ist auf eine intuitive Bedienung ausgelegt. Benutzeroberfläche und Menüführung sind leicht verständlich und so anwenderfreundlich gestaltet, dass auch wenig technikaffine Mitarbeiter gleich loslegen können. Alle verfügbaren Dokumente lassen sich bequem nach Dokumenttypen, Jahren und anderen Kriterien filtern.

Mehr Flexibilität

Über einen persönlichen Account können Ihre Mitarbeiter unabhängig von Ort und Zeit auf ihre Dokumente zugreifen und sie lokal speichern. Mit NOVIPLAN [e.portal] verfügen sie über eine aktuelle und fortlaufend geführte Ablage, in der Dokumente jederzeit recherchierbar sind. Verloren gegangene Dokumente gehören der Vergangenheit an.

Immer up to date

Schnell mal nachsehen, was es Neues gibt – mit der Pinnwandfunktion von NOVIPLAN [e.portal] kein Problem. Die Pinnwand vereinfacht die Informationsbereitstellung im Unternehmen, indem Informationen nicht mehr an zentralen Stellen ausgehängt, sondern einfach an die Pinnwand gedruckt werden. Ein Klick ins Portal und Ihre Mitarbeiter sind stets aktuell informiert.

Besonders komfortabel

Das Webportal für Mitarbeiterdokumente als Desktop-Version und die App im Doppelpack – so geht Digitalisierung heute.

„Das flexible, leistungsfähige NOVIPLAN-Mitarbeiterportal unterstützt unsere Prozesse im HR-Bereich und bietet unseren Mitarbeitern gleichzeitig einen modernen Zugriff auf alle Dokumente. Seit der Einführung haben wir die Funktionalität der Plattform deshalb kontinuierlich erweitert. INTENSIO hat unsere Anforderungen immer äußerst kompetent und engagiert umgesetzt, so dass wir in kürzester Zeit mit den neuen Prozessen live waren.

Herzlichen Dank für die tolle Unterstützung.“

Jochen Braun
Mitglied der Geschäftsleitung | HORNBACH Baumarkt AG

NOVIPLAN Erfolgsgeschichten

Großartige Unternehmen mit mehr als 30.000 AnwenderInnen vertrauen täglich auf NOVIPLAN [e.portal].

Lernen Sie einige davon kennen.

HORNBACH Baumarkt AG

OKW-Gruppe

KUKA Aktiengesellschaft

Unternehmensgruppe Heinrich Schmid

NOVIPLAN erleben

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ANSCHRIFT

INTENSIO Software und Consulting GmbH
Ohiostr. 13
D-76149 Karlsruhe

KONTAKT

+49 721 61898-0

info@intensio.de

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