Portal-Lösungen

Das Webportal für Mitarbeiterdokumente

Effizienter ohne Papier:

HR-Dokumente digital bereitstellen

Schluss mit zeitraubendem und teurem Drucken, Kuvertieren und Verteilen von Personaldokumenten:

Mit NOVIPLAN [e.portal], dem modernen Webportal für Mitarbeiterdokumente, stellen Sie sämtliche Dokumente der HR-Abrechnung und beliebige Mitarbeiterinformationen digital zur Verfügung. Sie sorgen für schlanke Prozesse, entlasten Ihre Personalabteilung und profitieren von hohen Kosteneinsparungen!

simplify HR.

Mitarbeiter motivieren.

Kosten reduzieren.

Prozesse beschleunigen.

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Direkt loslegen mit den NOVIPLAN Basismodulen

Starten Sie schnell und einfach mit den Basismodulen und buchen Sie bei Bedarf unsere Add-Ons hinzu.

Digitale Mitarbeiterdokumente

Digitale Bereitstellung von Entgeltnachweisen und sonstigen Mitarbeiterdokumenten

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Pinnwand

Virtuelles schwarzes Brett für die schnelle Verbreitung von Neuigkeiten in Echtzeit

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Personalleiter-Cockpit

Prozess-Monitoring und Portal-Auswertungen mit Hilfe von interaktiven Dashboards

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Entdecken Sie auch unsere leistungsstarken Add-Ons

Erweitern Sie Ihre Basismodule, indem Sie unsere komfortablen Zusatzmodule einsetzen.

Employee Self Service

Krankmeldungen, Urlaubsanträge oder Stammdatenänderungen per Klick versenden

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News Publisher

News-Modul mit Zielgruppensteuerung für einen optimalen Informationsfluss in Echtzeit

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Digitale Personalakte

Alle relevanten Personalunterlagen übersichtlich an einem Ort statt Papierchaos in Aktenordnern

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Weniger Kosten, mehr Service

Digitale Entgeltnachweise … and more

Jeden Monat ist es wieder soweit: Die Entgeltabrechnung ist durchgeführt, anschließend wird fleißig gedruckt, gefalzt, kuvertiert und frankiert. Entlasten Sie Ihre Personalabteilung und setzen Sie auf die digitale Alternative!

Mit NOVIPLAN [e.portal] stellen Sie Entgeltnachweise, Lohnsteuer- und SV-Bescheinigungen digital bereit – und sparen jede Menge Kosten und Zeit.

Die Portallösung bietet aber noch mehr: Sie können beliebige PDF-Dokumente hochladen und Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. Im Referenten-Cockpit sehen Sie sofort, wer seine Unterlagen abgerufen hat.

Ihre Mitarbeitenden erhalten einen sicheren Zugang zu ihren Unterlagen und können sie rund um die Uhr über einen gängigen Web-Browser oder die NOVIPLAN-Mitarbeiter-App abrufen – egal, wo sie gerade sind.

Bis zu 50 % Einsparpotenzial im Vergleich zu Druck und Versand
Revisionssichere Ablage im Archiv
Höchste Sicherheitsstandards (Verschlüsselung, 2FA etc.)

Automatische Benachrichtigung (Push Notifications oder E-Mail)
Mehrsprachig
Mandantenfähig
Funktioniert mit jedem HR-System

Ihr virtuelles schwarzes Brett

Pinnwand

Das schwarze Brett hat ausgedient, längst verläuft die moderne Kommunikation digital. Ein unternehmensweiter Kanal, über den Sie Neuigkeiten und wichtige Informationen aus dem Unternehmen an alle Beschäftigten oder ausgewählte Zielgruppen kommunizieren, ist heute ein Must-have.

Nutzen Sie die Pinnwand als Ihr digitales schwarzes Brett! Laden Sie Ihre Aushänge einfach per Drag & Drop ins Portal, steuern Sie die Sichtbarkeit und schon stehen sie auf der Pinnwand zur Verfügung – papierlos, topaktuell und ohne, dass Sie jemals wieder veraltete Dokumente abhängen müssen.

Per Push-Nachricht oder E-Mail können Sie Ihre Belegschaft außerdem auf wichtige Neuigkeiten hinweisen und somit sicherstellen, dass wesentliche Informationen direkt wahrgenommen werden.

Zentrale Informationen für alle Beschäftigten, auch Non-Desk-Mitarbeitende
Zielgruppenspezifische Verteilung von Pinnwand-Dokumenten
Pinnwand-Uploader per Drag & Drop
Zeitgesteuerte Veröffentlichung von Pinnwand-Dokumenten
Benachrichtigungsoption per Push Nachricht oder E-Mail bei neuen Informationen

Behalten Sie den Überblick

Personalleiter- und Referenten-Cockpit

Personalleiter und -referenten greifen über einen geschützten Referentenzugang auf die Dokumente der ihnen zugeordneten Mitarbeiter zu. Die zeitraubende Suche nach Unterlagen und das Anfertigen von Kopien sind endgültig passé.

Zusätzlich gibt es eine Fülle an standardisierten Datenvisualisierungen und interaktiven Dashboards, um die Akzeptanz und Inhalte des Portals auszuwerten. Alle Auswertungen ermöglichen gezielte Datenselektionen nach Zeiträumen, Dokumentarten oder Personalnummern und über Drilldown-Funktionen die Navigation zu den Details.

HR-Dashboard für Informationen über die im Portal bereitgestellten Dokumente
Personal-Dashboard zum Nachweis des Dokumentenabrufs durch die Mitarbeiter
Aktivierungsmonitor für die Auswertung der Portal-Nutzung
Druck- und Fehlermonitor für die Überwachung der Dokumentenverarbeitung

Starten Sie in die HR-Arbeit der Zukunft

Warum sich Unternehmen für NOVIPLAN [e.portal] entscheiden

Vorteile für Ihr Unternehmen

Nachhaltige Kostensenkung bis zu 50% gegenüber der papierbasierten Entgeltabrechnung
Wegfall von Routinearbeiten in der Personalabteilung
Zuverlässiger Datenschutz durch SSL-Verschlüsselung und revisionssichere Archivierung
Modernste Kommunikationskanäle zur Information der Mitarbeitenden in Echtzeit
Detailliertes Rollen- und Berechtigungskonzept
Kombinierbar mit jeder Abrechnungssoftware
Mandantenfähig

Vorteile für Ihre Mitarbeitenden

Dokumente immer und überall griffbereit – egal, ob auf PC, Tablet oder Smartphone
Sicherer Zugriff auf die eigenen Unterlagen mit optionaler 2-Faktor-Authentifizierung
Speichern kompletter Jahrgänge mit wenigen Klicks
Komfortable ESS-Funktionen für Stammdatenänderungen, Urlaubs- und Krankmeldungen
Immer up to date informiert, egal ob am Schreibtisch oder auf der Fläche
Passende NOVIPLAN Mitarbeiter-App (Android und iOS)
In vielen Sprachen verfügbar

Weniger Bürokratie, mehr Eigenverantwortung

Employee Self Service

Mit wenigen Klicks die Adresse ändern, eine neue Bankverbindung eintragen oder Urlaub anfragen: Wenn Ihre Mitarbeiter diese Dinge selbst erledigen, bleibt Ihrer HR-Abteilung mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Nutzen Sie die ESS-Funktionen von NOVIPLAN [e.portal] und ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, nicht nur ihre persönlichen HR-Dokumente online abzurufen, sondern auch Urlaubsanträge oder Krankmeldungen unabhängig von Ort und Zeit zu erfassen oder ihre Stammdaten zu aktualisieren.

Einbindung der Mitarbeiter in personalrelevante Prozesse
Entlastung der Personalabteilung von administrativen Aufgaben
Kurze Kommunikationswege
Bessere Datenqualität und Transparenz

Zielgruppengerecht und in Echtzeit

News Publisher

Unser Gold-Standard für einen optimalen Informationsfluss an Ihre Mitarbeitenden: der NOVIPLAN News Publisher.

Über den News Publisher teilen Sie wichtige Neuigkeiten mit allen Mitarbeitenden, einzelnen Standorten oder Teams. So bleiben Ihren Mitarbeitenden immer aktuell informiert, erhalten in ihrem persönlichen News Feed aber nur jene Infos und Ankündigungen, die für sie relevant sind. News können auf Basis von Dokumenten oder Ereignissen automatisch generiert oder als schneller Post manuell editiert werden. Sobald eine News gelesen wurde, verschwindet sie aus der Ansicht des Mitarbeiters.

Möchten Sie Ihre Belegschaft automatisch benachrichtigen, wenn es Neuigkeiten gibt? Kein Problem: Per Push-Nachricht oder E-Mail stellen Sie sicher, dass wichtige Informationen zeitnah gelesen werden.

Zentrale News für alle Beschäftigten, auch abseits der Schreibtische
Zielgruppenspezifische Verteilung von News
Zeit- und ereignisgesteuerte Sichtbarkeit von News
Benachrichtigungsoption per Push Nachricht oder E-Mail bei neuen Informationen

Smart, sicher und ohne unnötigen Schnickschnack

Digitale Personalakte

Die traditionelle Personalakte ist kostenintensiv, schwer zu handhaben, lässt Aktenschränke und Archive überquellen und verursacht so manches Dokumenten-Chaos. Bekommen Sie Ihre Personalakten digital in Griff: mit der elektronischen Personalakte von NOVIPLAN. Sie bildet die Brücke zwischen den Dokumenten und Mitarbeitenden Ihres Unternehmens.

Alle HR-Abrechnungsdokumente werden im Portal automatisch in den digitalen Personalakten der Mitarbeitenden abgelegt. Zusätzlich verwaltet die Akte beliebige Personaldokumente wie Bewerbungsunterlagen, Verträge, Beurteilungen oder Schulungszertifikate. Sie werden einfach ins Portal geladen, per Drag & Drop den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet und in übersichtlichen Ordnerstrukturen gegliedert. Die individuell konfigurierbare Rechtevergabe stellt sicher, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf die sensiblen Personaldokumente haben.

Automatische Übernahme von Entgeltabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und SV-Meldungen
Beliebige Ordnerstrukturen und einfache Zuordnung von Dokumenten (Bewerbungsunterlagen, Verträge, Beurteilungen u.v.m.) durch Drag & Drop
Klar strukturierter Zugriff durch Rechteverwaltung
Temporäre Einsicht für Mitarbeitende
Sicher und datenschutzkonform

Wie Sie und Ihre Mitarbeiter profitieren

NOVIPLAN [e.portal] bietet alles, was ein modernes Mitarbeiterportal ausmacht.

Die Software ist vollständig webbasiert und in den gängigen Standard-Sprachen verfügbar, also ideal für verteilte Standorte. Sie funktioniert mit jedem Lohn- und Gehaltssystem und kann sowohl in der Cloud als auch on-premise eingesetzt werden. Das bedeutet: Absolute Flexibilität, hohe Skalierbarkeit und völlige Freiheit beim Wechsel der eingesetzten HR-Software aufgrund der Systemunabhängig von NOVIPLAN.

NOVIPLAN wird in Karlsruhe entwickelt und getestet, ist also 100 % Made in Germany.

Aber da gibt es noch mehr:

Höchste Sicherheit

Bei der Bereitstellung von sensiblen Personaldokumenten hat Sicherheit höchste Priorität. Alle Dokumente werden nicht nur SSL-verschlüsselt übertragen, sondern auch verschlüsselt und revisionssicher im Archiv gespeichert. Wir bieten maximale Datensicherheit, eine durchgängige Protokollierung und Zugangsschutz auf höchstem technischen Standard.

Effiziente Prozesse

Schluss mit zeitraubendem Drucken, Kuvertieren und Verteilen von Entgeltabrechnungen und Zeitnachweisen. NOVIPLAN [e.portal] sorgt für schlanke Prozesse in der Personalabteilung, indem es Medienbrüche vermeidet und eine papierlose Verarbeitung ermöglicht – automatische Archivierung und sicherer Schutz der sensiblen Dokumente inklusive.

Reduzierte Kosten

Entgeltabrechnungen auf Papier sind aufwendig und teuer. Für Druck, Kuvertierung, Zustellung und Verwaltung entstehen monatliche Kosten bis zu 2,50 € pro Mitarbeiter. Mit NOVIPLAN [e.portal] sparen Sie nicht nur die Kosten für Papier, Toner und Porto, sondern profitieren auch von signifikaten Einsparungen durch den Wegfall manueller Tätigkeiten.

Einfache Bedienung

Das Design des Webportals ist auf eine intuitive Bedienung ausgelegt. Benutzeroberfläche und Menüführung sind leicht verständlich und so anwenderfreundlich gestaltet, dass auch wenig technikaffine Mitarbeiter gleich loslegen können. Alle verfügbaren Dokumente lassen sich bequem nach Dokumenttypen, Jahren und anderen Kriterien filtern.

Mehr Flexibilität

Über einen persönlichen Account können Ihre Mitarbeiter unabhängig von Ort und Zeit auf ihre Dokumente zugreifen und sie lokal speichern. Mit NOVIPLAN [e.portal] verfügen sie über eine aktuelle und fortlaufend geführte Ablage, in der Dokumente jederzeit recherchierbar sind. Verloren gegangene Dokumente gehören der Vergangenheit an.

Immer up to date

Schnell mal nachsehen, was es Neues gibt – mit der Pinnwandfunktion von NOVIPLAN [e.portal] kein Problem. Die Pinnwand vereinfacht die Informationsbereitstellung im Unternehmen, indem Informationen nicht mehr an zentralen Stellen ausgehängt, sondern einfach an die Pinnwand gedruckt werden. Ein Klick ins Portal und Ihre Mitarbeiter sind stets aktuell informiert.

Besonders komfortabel

Das Webportal für Mitarbeiterdokumente als Desktop-Version und die App im Doppelpack – so geht Digitalisierung heute.

„Das flexible, leistungsfähige NOVIPLAN-Mitarbeiterportal unterstützt unsere Prozesse im HR-Bereich und bietet unseren Mitarbeitern gleichzeitig einen modernen Zugriff auf alle Dokumente. Seit der Einführung haben wir die Funktionalität der Plattform deshalb kontinuierlich erweitert. INTENSIO hat unsere Anforderungen immer äußerst kompetent und engagiert umgesetzt, so dass wir in kürzester Zeit mit den neuen Prozessen live waren.

Herzlichen Dank für die tolle Unterstützung.“

Jochen Braun
Mitglied der Geschäftsleitung | HORNBACH Baumarkt AG

Good News

Entdecken Sie die neuen Features im Portal und in der App.

NOVIPLAN Erfolgsgeschichten

Großartige Unternehmen mit mehr als 70.000 AnwenderInnen vertrauen täglich auf NOVIPLAN [e.portal].

Lernen Sie einige davon kennen.

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ANSCHRIFT

INTENSIO Software und Consulting GmbH
Ohiostr. 13
D-76149 Karlsruhe

KONTAKT

+49 721 61898-0

info@intensio.de

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Großartige Unternehmen mit mehr als 70.000 AnwenderInnen vertrauen täglich auf NOVIPLAN [e.portal].

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Raiffeisen Waren-Zentrale Rhein-Main eG

Unternehmensgruppe Heinrich Schmid

BRZ Deutschland GmbH

NetCologne Gesellschaft für Telekommunikation mbH

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