EXCELLA modernisiert seine Prozesse im HR-Bereich und stellt Entgeltunterlagen und Mitarbeiterdokumente mit NOVIPLAN [e.portal] digital bereit.

Die EXCELLA GmbH & Co. KG mit Sitz in Feucht bei Nürnberg entwickelt und produziert mit 650 Mitarbeitern hochwirksame Arzneimittel und Wirkstoffe nach den höchsten internationalen Standards. Als Auftragsfertiger für Unternehmen der Pharma- und Chemiebranche aus über 100 Ländern bietet EXCELLA alles aus einer Hand: von der Wirkstoffsynthese, über die Produktion der Tabletten oder Kapseln bis zum fertig verpackten Produkt. Seit 2008 ist EXCELLA Tochter der französischen FAREVA-Gruppe, die weltweit an 41 Produktionsstandorten und mit 16 Forschungs- und Entwicklungszentren aktiv ist.

Das konstante Wachstum von EXCELLA machte die Neuausrichtung herkömmlicher Prozesse und Strukturen erforderlich. Auch im Personalbereich sollten die Chancen der Digitalisierung genutzt werden, um insbesondere die Abläufe der monatlichen Entgeltabrechnung zu verschlanken. Druck, Konfektionierung und Versand der arbeitnehmerrelevanten Lohnunterlagen auf Papier waren nämlich nicht nur teuer, sondern durch manuelle Routinetätigkeiten vor allem auch sehr zeitaufwändig. EXCELLA hat sich deshalb für die digitale Entgeltabrechnung mit NOVIPLAN [e.portal], dem Webportal für Mitarbeiterdokumente, und der passenden Mitarbeiter-App NOVIPLAN [e.motion] entschieden. Heute werden im Anschluss an die Personalabrechnung mit SAP-HCM sämtliche Entgeltnachweise, Lohnsteuer- und SV-Meldungen vollautomatisch und komplett verschlüsselt an die Portal-Software in der Cloud übergeben. Regelbasierte Prozesse vereinzeln den Druckstrom, klassifizieren die Dokumente und ordnen sie der jeweiligen Personalnummer zu. Auch persönliche Mitarbeiterinformationen und -briefe werden mittlerweile nicht mehr ausgedruckt und versendet, sondern über NOVIPLAN zum Abruf bereitgestellt. Das Plus für EXCELLA-MitarbeiterInnen: Über ihr privates Handy, Tablet oder Laptop kommen sie jederzeit mit wenigen Klicks an ihre Unterlagen – automatische E-Mail-Info bei neuen Dokumenten inklusive.

Claudia Feilmeier, HR Specialist bei EXCELLA, freut sich außerdem über die gewonnene Zeit: “NOVIPLAN spart uns eine Menge Arbeit. Vielen Dank für die schnelle Umsetzung.”

Die Schulte-Henke GmbH setzt mit NOVIPLAN [e.portal] auf Nachhaltigkeit und minimiert gleichzeitig Zeit und Kosten bei der monatlichen Entgeltabrechnung.

Unter dem Produktnamen stabau fertigt und vertreibt Schulte-Henke in Meschede Anbaugeräte, stationäre Anlagen, Teleskopgabelzinken und Sonderkonstruktionen für Gabelstapler. Gegründet in den 1970er Jahren hat sich das Unternehmen zu einem der führenden Anbieter weltweit entwickelt. Dabei steht der Name stabau für Langlebigkeit, erstklassige Qualität und Innovation. Gemäß der Unternehmensphilosophie, für jedes Handlingsproblem die passende Lösung zu finden, sorgt ein Team von rund 190 qualifizierten Mitarbeitern dafür, Kundenwünsche  zuverlässig, pünktlich und mit höchster Produktqualität umzusetzen.

Um diesem Anspruch zu genügen, werden auch die internen Prozesse und Strukturen einem kontinuierlichen Innovationsprozess unterzogen. Im Vordergrund steht die digitale Zeitenwende mit der Ablösung manueller Routinetätigkeiten durch intelligente IT-Lösungen. So nutzt Schulte-Henke im HR-Bereich unser Online-Portal NOVIPLAN [e.portal] in der Cloud, um im Anschluss an die monatliche Personalabrechnung mit SAP-HCM die Entgelt- und Zeitnachweise nicht mehr auf Papier auszugeben, sondern digital zur Verfügung zu stellen. Alle arbeitnehmerrelevanten Lohnunterlagen, Bescheinigungen, Provisionsabrechnungen oder persönliche Mitarbeiterinformationen werden digitalisiert und gleichzeitig datenschutzkonform archiviert. Das sorgt nicht nur für schlanke Prozesse und eingesparte Kosten, sondern ist auch noch gut für die Umwelt.

Alexandra Rüther, zuständig für das Personalwesen bei Schulte-Henke, ist begeistert: “NOVIPLAN bedeutet für uns jeden Monat eine Arbeitsentlastung von rund 1/2 Tag, da das Drucken, Kuvertieren und Verteilen der Abrechnungen komplett wegfällt. Das sind ja auch alles Arbeiten, die keiner gerne macht. Die Lösung finde ich richtig super.”

Auch die ArbeitnehmerInnen profitieren: Sie haben mit der NOVIPLAN-App immer und überall Zugriff auf ihre Unterlagen. Dokumente gehen nicht mehr verloren, Rückfragen entfallen. Einmal einloggen, alles da.

BRZ Deutschland GmbH erweitert sein Lösungsangebot im Bereich Bau-Lohn mit dem NOVIPLAN-Webportal, um seinen Kunden Entgeltnachweise und Bescheinigungen digital bereitstellen zu können.

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Ab Januar 2023 startet das neue bundesweite Verfahren für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Dann werden vom Arzt AU-Bescheinigungen auf Papier nicht mehr ausgehändigt, sondern die Daten der Arbeitsunfähigkeit nur noch elektronisch an die Krankenkassen gemeldet. Arbeitgeber müssen diese Daten nach Kenntnisnahme der Krankheit bei der jeweiligen Krankenkasse abrufen.

An der Mitteilungspflicht durch den Arbeitnehmer ändert sich jedoch nichts: Um Ansprüche auf Entgeltfortzahlung geltend zu machen, müssen gesetzlich versicherte Arbeitnehmer gem. § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz das Unternehmen unverzüglich über das Vorliegen und die Dauer einer Arbeitsunfähigkeit informieren. Da die Nachweispflicht mittels der gelben AU-Bescheinigung entfällt, kann die Krankmeldung per Telefon, E-Mail oder im besten Fall digital erfolgen.

Eine schnelle, digitale Möglichkeit der Krankmeldung per Smartphone bietet die NOVIPLAN Mitarbeiter-App. Einfach im Menü auf Krankheit melden klicken,  Art und Dauer der Krankmeldung auswählen, einen Kommentar eingeben, eventuell fotografierte Anlagen anhängen und an das Unternehmen senden – fertig! Vorgegebene Eingabefelder sorgen hierbei für eine komfortable, datenschutzkonforme Erfassung und Standardisierung der Angaben.

Die per App eingereichte Krankmeldung wird über eine eigens entwickelte SAP-Schnittstelle an SAP-HCM übergeben, wo der automatische Abgleich mit den Krankenkassen abläuft. Wahlweise kann der Vorgesetzte gleichzeitig per standardisierter E-Mail über die Krankmeldung informiert werden. Selbstverständlich ist die Übertragung nach SAP verschlüsselt und der Zugriff auf sensible Daten nur für registrierte interne Mitarbeiter möglich.

Pilotkunde für die digitale Krankmeldung ist die Raiffeisen Waren-Zentrale Rhein-Main eG in Köln. Carlos Guillen, Personalsachbearbeiter bei der RWZ, ist begeistert: “Die elektronische Krankmeldung in der NOVIPLAN-App ist eine tolle Sache für unsere Mitarbeiter. Und für die Personalabteilung optimal wegen der automatischen Übermittlung in unser SAP-System.”

Digitale Krankmeldung – Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

In Zeiten von Digitalisierung und Homeoffice akzeptieren immer mehr Unternehmen eine digitale Krankmeldung. Lässt sich dieser bisher papierbasierte Prozess nämlich einfach, schnell und mühelos abwickeln, bedeutet das nicht nur ein Plus an Produktivität und Effizienz, sondern auch eine lückenlose, standardisierte Dokumentation aller Krankmeldungen im Betrieb.

Arbeitnehmer hingegen erwarten heute auch in ihrem Arbeitsalltag, dass digitale Services genauso nutzerfreundlich und modern sind wie solche, die sie privat nutzen. Die NOVIPLAN Mitarbeiter-App wird diesem Anspruch gerecht: Nicht nur Krankmeldungen, sondern auch Urlaubsanträge oder Stammdatenänderungen sind schnell per Smartphone erledigt.