Uhlmann setzt auf das NOVIPLAN Webportal von INTENSIO und stellt HR-Dokumente digital bereit.
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Mit NOVIPLAN [e.portal], unserem vielfach bewährten Webportal für Mitarbeiterdokumente, stellen Sie alle Unterlagen der HR-Abrechnung digital zur Verfügung – und sparen jede Menge Papierkram, Kosten und Zeit. Auch Ihre Beschäftigten schätzen den Komfort, ihre Unterlagen bequem mit wenigen Klicks abrufen und speichern zu können – egal, ob im Büro oder zu Hause auf dem Sofa.

Was aber, wenn Sie nicht alle Mitarbeitenden digital erreichen? Wenn einige Ihre HR-Unterlagen weiterhin auf Papier möchten?
Für viele Unternehmen ist die hybride Zustellung der Dokumente – digital und postalisch – eine große Herausforderung.

Nicht so mit unserem neuen Letterbox Add-on für den integrierten Postversand:
Das Gateway kombiniert die digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung über NOVIPLAN [e.portal] mit dem Druck und postalischen Versand von Entgeltabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, SV-Meldungen und sonstigen Mitarbeiterdokumenten. Ihre HR-Sachbearbeiter drucken einfach alle Unterlagen ins Portal, den Rest erledigt NOVIPLAN für sie. Das heißt, NOVIPLAN übernimmt nicht nur die digitale Zustellung, sondern auch den kompletten papierbasierten Prozess, also Druck, Kuvertierung, Frankierung inklusive Postversand der Unterlagen. Die Steuerung, welchen Prozess die Dokumente durchlaufen, erfolgt automatisch anhand einer im Mitarbeiterstamm Ihres HR-Systems hinterlegten Kennzeichnung.

So komfortabel funktioniert die Letterbox:

Setzen Sie im Mitarbeiterstamm Ihres HR-Systems einmalig den Kenner für den Papierversand.

Erstellen Sie die Abrechnung wie gewohnt in Ihrem HR-System und drucken Sie die Dokumente an das NOVIPLAN-Portal.

NOVIPLAN sortiert die Dokumente für den Papierversand aus und übergibt sie in den integrierten Postversand an die Anschrift im Adressfeld.

Im Druckzentrum unseres Partners Compador werden Ihre Dokumente auf Hochleistungsdruckern professionell ausgedruckt, gefalzt, kuvertiert, sortiert und frankiert. Durch integrierte Prozesse profitieren Sie von höchster Qualität und Druckgenauigkeit.

Fragen?

Wir helfen Ihnen gerne weiter!

  +49 721 61898-0

  info@intensio.de

Das schwarze Brett hat ausgedient, längst verläuft die moderne Kommunikation digital. Über die virtuelle Pinnwand des NOVIPLAN Webportals und der App können Unternehmen wichtige Informationen schnell und direkt mit allen MitarbeiterInnen teilen – papierlos und immer aktuell. Mit dem letzten Update sind neue Features für die Administration hinzugekommen.

Auf den ersten Blick hat sich in der Pinnwand nicht viel verändert. Modern und schlicht kommt sie daher, die Bedienung funktioniert für die MitarbeiterInnen wie immer. Im Gegensatz dazu hat sich im Hintergrund viel getan: Neue Funktionen zur Verwaltung der Pinnwand erlauben nicht nur eine zielgruppengenaue Verbreitung von Neuigkeiten, sondern auch die einfache Bearbeitung der Pinnwand-Inhalte.

Das sind die wichtigsten Neuheiten:

  • Mit dem Pinnwand-Uploader laden Sie Pinnwand-Dokumente bequem per Drag & Drop oder durch Auswahl aus einem Verzeichnis ins Portal. Besonders einfach geht es mit dem neuen Mehrfach-Upload, mit dem verschiedene Dokumente gleichzeitig hochgeladen werden können.
  • Damit sie nicht versehentlich zu früh veröffentlicht werden, sind Pinnwand-Dokumente nach dem Hochlanden zunächst unsichtbar und müssen von Ihnen gezielt aktiviert werden.
  • Mit den neuen Administrationsfunktionen steuern Sie punktgenau die Sichtbarkeit von Pinnwand-Inhalten. Sie legen fest, welche Dokumente wann und wie lange angezeigt werden sollen und müssen sich um nichts mehr kümmern. NOVIPLAN erledigt den Rest für Sie.
  • Neue Optionen für die Verteilung von Pinnwand-Inhalten erlauben die Einschränkung auf bestimmte Gruppen wie z. B. Betriebe, Abteilungen oder Mitarbeiter- bzw. Abrechnungsgruppen. Somit erhalten Ihre MitarbeiterInnen immer nur jene Infos, die für sie relevant sind. Die Auswahl, für welche Gruppen ein Dokument sichtbar sein soll, erfolgt komfortabel über Wertlisten mit Multiselect.
  • Über die Benachrichtigungsoption legen Sie fest, ob Sie Ihre MitarbeiterInnen informieren möchten, wenn es neue Nachrichten an der Pinnwand gibt.
  • Personalreferenten haben die Möglichkeit, auf die Pinnwand-Inhalte der ihnen zugeordneten MitarbeiterInnen zuzugreifen – gerade bei der Einschränkung der Verteilung auf Mitarbeitergruppen ein wichtiges Feature, um schnell mal zu prüfen, wer welche Dokumente sieht.

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Mit Inkrafttreten des neuen Pflegeunterstützungs- und Entlastungsgesetzes (PUEG) zum 1. Juli 2023 steigen die Beiträge in der gesetzlichen Pflegeversicherung. Außerdem wird die Kinderanzahl bei der Berechnung der Beitragssätze differenzierter als bisher berücksichtigt, um dem Erziehungsaufwand der Eltern Rechnung zu tragen und Versicherte mit mehreren Kindern stärker zu entlasten.

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Elterneigenschaft Ihrer Arbeitnehmer, die Anzahl der Kinder und deren Alter in geeigneter Form gegenüber den beitragsabführenden Stellen (Lohnabrechnung) nachzuweisen. In der Regel sind hierfür Dokumente, aus denen die Elterneigenschaft ersichtlich wird, beim Arbeitgeber einzureichen. In einem vereinfachten Nachweisverfahren können Arbeitgeber jedoch auf die Vorlage konkreter Nachweise in Form von Geburtsurkunden etc. verzichten und statt dessen die Daten von ihren Beschäftigten formlos abfragen. Das Ergebnis der Abfrage muss nur entsprechend dokumentiert werden. Die Selbstauskunft kann auf analogem oder digitalem Weg erfolgen.

Digitale Meldung von Kindern – Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Eine schnelle, digitale Möglichkeit, die Angaben zu berücksichtigungsfähigen Kindern abzufragen, bieten das NOVIPLAN Webportal und die Mitarbeiter-App. Neben den bewährten Employee Self Services steht ab sofort die neue Funktion Meldung Kind zur Verfügung. Beschäftigte können ihrem Arbeitgeber hierüber mit wenigen Klicks alle notwendigen Angaben je Kind  zukommen lassen. Einfach Menüpunkt anklicken, Name und Geburtsdatum des Kindes ausfüllen, vorhandenen Nachweis auswählen und an den Arbeitgeber senden – fertig! Vorgegebene Eingabefelder sorgen für eine komfortable, datenschutzkonforme Erfassung und Standardisierung der Angaben. Übersichtliche Reports gewährleisten außerdem, dass Arbeitnehmer all ihre Meldungen zu Kindern und ihren persönlichen Stammdaten inklusive Bearbeitungsstatus immer im Blick behalten.

Unternehmen profitieren nicht nur von einem standardisierten, papierlosen Meldeprozess, sondern insbesondere auch von der strukturieren Auflistung aller abgegebenen Meldungen im Portal mit der Möglichkeit, diese in unterschiedlichen Formaten zu exportieren und ins HR-System zu importieren. Für SAP-Anwender lässt sich die automatische Übergabe der Meldungen in die jeweiligen SAP-Tabellen einrichten.

Pilotkunde für die digitale Meldung von Kindern ist die HORNBACH Baumarkt AG. Dort wurde im Vorfeld auch das betriebliche Informationsschreiben, mit dem die rund 13.000 HORNBACH-Beschäftigten über die neue Funktionalität in NOVIPLAN informiert wurden, über das Portal versendet.

EXCELLA modernisiert seine Prozesse im HR-Bereich und stellt Entgeltunterlagen und Mitarbeiterdokumente mit NOVIPLAN [e.portal] digital bereit.

Die EXCELLA GmbH & Co. KG mit Sitz in Feucht bei Nürnberg entwickelt und produziert mit 650 Mitarbeitern hochwirksame Arzneimittel und Wirkstoffe nach den höchsten internationalen Standards. Als Auftragsfertiger für Unternehmen der Pharma- und Chemiebranche aus über 100 Ländern bietet EXCELLA alles aus einer Hand: von der Wirkstoffsynthese, über die Produktion der Tabletten oder Kapseln bis zum fertig verpackten Produkt. Seit 2008 ist EXCELLA Tochter der französischen FAREVA-Gruppe, die weltweit an 41 Produktionsstandorten und mit 16 Forschungs- und Entwicklungszentren aktiv ist.

Das konstante Wachstum von EXCELLA machte die Neuausrichtung herkömmlicher Prozesse und Strukturen erforderlich. Auch im Personalbereich sollten die Chancen der Digitalisierung genutzt werden, um insbesondere die Abläufe der monatlichen Entgeltabrechnung zu verschlanken. Druck, Konfektionierung und Versand der arbeitnehmerrelevanten Lohnunterlagen auf Papier waren nämlich nicht nur teuer, sondern durch manuelle Routinetätigkeiten vor allem auch sehr zeitaufwändig. EXCELLA hat sich deshalb für die digitale Entgeltabrechnung mit NOVIPLAN [e.portal], dem Webportal für Mitarbeiterdokumente, und der passenden Mitarbeiter-App NOVIPLAN [e.motion] entschieden. Heute werden im Anschluss an die Personalabrechnung mit SAP-HCM sämtliche Entgeltnachweise, Lohnsteuer- und SV-Meldungen vollautomatisch und komplett verschlüsselt an die Portal-Software in der Cloud übergeben. Regelbasierte Prozesse vereinzeln den Druckstrom, klassifizieren die Dokumente und ordnen sie der jeweiligen Personalnummer zu. Auch persönliche Mitarbeiterinformationen und -briefe werden mittlerweile nicht mehr ausgedruckt und versendet, sondern über NOVIPLAN zum Abruf bereitgestellt. Das Plus für EXCELLA-MitarbeiterInnen: Über ihr privates Handy, Tablet oder Laptop kommen sie jederzeit mit wenigen Klicks an ihre Unterlagen – automatische E-Mail-Info bei neuen Dokumenten inklusive.

Claudia Feilmeier, HR Specialist bei EXCELLA, freut sich außerdem über die gewonnene Zeit: “NOVIPLAN spart uns eine Menge Arbeit. Vielen Dank für die schnelle Umsetzung.”

Nach der NetCologne setzt jetzt auch die NetAachen, erfolgreicher Multimedia-Anbieter aus Aachen, auf die digitale Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen mit NOVIPLAN.

Die NetAachen GmbH ist der regionale Telekommunikationsanbieter, IT-Dienstleister und Vorreiter im Glasfaserausbau für den Raum Aachen-Düren-Heinsberg. Gegründet 1998 als Joint Venture der NetCologne Gesellschaft für Telekommunikation mbH aus Köln und der STAWAG Stadtwerke Aachen AG, beschäftigt die NetAachen heute über 120 Mitarbeiter und betreut rund 45.000 Privat- und 6.000 Geschäftskunden. Mit einer stetig wachsenden Infrastruktur treibt das Unternehmen die Digitalisierung auch jenseits der Ballungszentren voran.

Konsequenterweise setzt die NetAachen auch intern auf die digitale Zeitenwende und neueste IT-Technologien. So hat sich das Unternehmen im HR-Bereich für den Einsatz von NOVIPLAN [e.portal] entschieden, um Entgeltabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und SV-Meldungen nicht mehr auf Papier auszugeben, sondern digital über unser Webportal und die passende Mitarbeiter-App bereitzustellen. Ausschlaggebend hierfür waren insbesondere die positiven Erfahrungen der NetCologne, die bereits seit einigen Jahren erfolgreich auf NOVIPLAN als perfekte Ergänzung zur Personalabrechnung in SAP vertraut. Höchste Sicherheitsstandards, die Flexibilität der Lösung und nicht zuletzt signifikante Einsparungen bei der monatlichen Entgeltabrechnung überzeugten daher auch die Teamverantwortlichen von NetAachen.

Auch für die MitarbeiterInnen bedeutet die digitale Entgeltabrechnung ein großes Plus: Sie benötigen lediglich einen Webbrowser oder die kostenlose NOVIPLAN-App und los geht`s. Mit wenigen Klicks haben sie ihre Unterlagen im Zugriff – rund um die Uhr und überall. Das ist nicht nur praktisch, sondern auch gut für die Umwelt.

Die Schulte-Henke GmbH setzt mit NOVIPLAN [e.portal] auf Nachhaltigkeit und minimiert gleichzeitig Zeit und Kosten bei der monatlichen Entgeltabrechnung.

Unter dem Produktnamen stabau fertigt und vertreibt Schulte-Henke in Meschede Anbaugeräte, stationäre Anlagen, Teleskopgabelzinken und Sonderkonstruktionen für Gabelstapler. Gegründet in den 1970er Jahren hat sich das Unternehmen zu einem der führenden Anbieter weltweit entwickelt. Dabei steht der Name stabau für Langlebigkeit, erstklassige Qualität und Innovation. Gemäß der Unternehmensphilosophie, für jedes Handlingsproblem die passende Lösung zu finden, sorgt ein Team von rund 190 qualifizierten Mitarbeitern dafür, Kundenwünsche  zuverlässig, pünktlich und mit höchster Produktqualität umzusetzen.

Um diesem Anspruch zu genügen, werden auch die internen Prozesse und Strukturen einem kontinuierlichen Innovationsprozess unterzogen. Im Vordergrund steht die digitale Zeitenwende mit der Ablösung manueller Routinetätigkeiten durch intelligente IT-Lösungen. So nutzt Schulte-Henke im HR-Bereich unser Online-Portal NOVIPLAN [e.portal] in der Cloud, um im Anschluss an die monatliche Personalabrechnung mit SAP-HCM die Entgelt- und Zeitnachweise nicht mehr auf Papier auszugeben, sondern digital zur Verfügung zu stellen. Alle arbeitnehmerrelevanten Lohnunterlagen, Bescheinigungen, Provisionsabrechnungen oder persönliche Mitarbeiterinformationen werden digitalisiert und gleichzeitig datenschutzkonform archiviert. Das sorgt nicht nur für schlanke Prozesse und eingesparte Kosten, sondern ist auch noch gut für die Umwelt.

Alexandra Rüther, zuständig für das Personalwesen bei Schulte-Henke, ist begeistert: “NOVIPLAN bedeutet für uns jeden Monat eine Arbeitsentlastung von rund 1/2 Tag, da das Drucken, Kuvertieren und Verteilen der Abrechnungen komplett wegfällt. Das sind ja auch alles Arbeiten, die keiner gerne macht. Die Lösung finde ich richtig super.”

Auch die ArbeitnehmerInnen profitieren: Sie haben mit der NOVIPLAN-App immer und überall Zugriff auf ihre Unterlagen. Dokumente gehen nicht mehr verloren, Rückfragen entfallen. Einmal einloggen, alles da.

 

 

HUBTEX forciert mit dem NOVIPLAN Webportal und der Mitarbeiter-App den digitalen Wandel im Personalbereich.

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BRZ Deutschland GmbH erweitert sein Lösungsangebot im Bereich Bau-Lohn mit dem NOVIPLAN-Webportal, um seinen Kunden Entgeltnachweise und Bescheinigungen digital bereitstellen zu können.

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NOVIPLAN [e.portal] bietet alles, was eine moderne Mitarbeiter-App ausmacht: höchste technische Standards, einfachste Bedienung und umfangreiche digitale Services. Damit das auch so bleibt, gibt es regelmäßige Updates mit neuen Features, Erweiterungen und Verbesserungen rund um die Anwendung.

Die neue Version punktet vor allem mit biometrischer Authentifizierung für maximalen Bedienkomfort und ein Höchstmaß an Sicherheit.

Hier die Highlights:

  • Fingerprint und Face-ID

    Schluss mit der mühsamen Eingabe von Benutzer-ID und Kennwort!
    Die brandneuen biometrischen Authentifizierungsmöglichkeiten über Fingerprint oder Face-ID machen die Anmeldung an der NOVIPLAN-App für alle User noch bequemer und steigern gleichzeitig die Sicherheit des App-Logins. Selbstverständlich können die bisherigen Authentifizierungsmöglichkeiten beibehalten werden.

  • Intelligente Navigation – Less is More

    So einfach wie genial: Die neue dynamische Navigation sorgt für ein noch intuitiveres Benutzererlebnis in der App. Nach dem Motto Weniger ist Mehr werden Ihren MitarbeiterInnen nur diejenigen Menüpunkte angezeigt, hinter denen sich auch tatsächlich Informationen für sie befinden. Will heißen: Gibt es für einen Mitarbeiter z. B. keine Bescheinigungen, sieht er diesen Menüpunkt auch nicht.

    Unterstützt wird das benutzergeführte Navigieren durch die farbliche Markierung ungelesener Dokumente. Sogenannte Badges leiten Ihre Mitarbeiter direkt zu neuen Unterlagen, kombiniert mit der Information, wie viele Dokumente es insgesamt gibt und wann das letzte Dokument bereitgestellt wurde.

  • Digitale Krankmeldung im Rahmen von eAU

    Rechtzeitig zum Start des neuen bundesweiten Verfahrens für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist die Funktion der digitalen Krankmeldung auch in der NOVIPLAN-App enthalten. Da die Nachweispflicht mittels der gelben AU-Bescheinigung entfällt, können Arbeitnehmer ihr Unternehmen jetzt ganz komfortabel per App über ihre Arbeitsunfähigkeit informieren. Einfach im Menü auf Krankheit melden klicken,  Art und Dauer der Krankmeldung auswählen, einen Kommentar eingeben, eventuell fotografierte Anlagen anhängen und an das Unternehmen senden – fertig! Die digitale Krankmeldung wird automatisch an SAP-HCM oder andere HR-Systeme übergeben, wo der Abgleich mit den Krankenkassen abläuft. Selbstverständlich erfolgt die Übertragung der Krankmeldung verschlüsselt und der Zugriff auf sensible Daten ist nur für registrierte interne Mitarbeiter möglich.

Neugierig geworden?

Gerne zeigen wir Ihnen die neuen Funktionen.
Oder Sie laden am besten gleich die aktuelle Version herunter und lassen sich von den neuen Möglichkeiten begeistern.