Mit NOVIPLAN [e.portal], unserem vielfach bewährten Webportal für Mitarbeiterdokumente, stellen Sie alle Unterlagen der HR-Abrechnung digital zur Verfügung – und sparen jede Menge Papierkram, Kosten und Zeit. Auch Ihre Beschäftigten schätzen den Komfort, ihre Unterlagen bequem mit wenigen Klicks abrufen und speichern zu können – egal, ob im Büro oder zu Hause auf dem Sofa.

Was aber, wenn Sie nicht alle Mitarbeitenden digital erreichen? Wenn einige Ihre HR-Unterlagen weiterhin auf Papier möchten?
Für viele Unternehmen ist die hybride Zustellung der Dokumente – digital und postalisch – eine große Herausforderung.

Nicht so mit unserem neuen Letterbox Add-on für den integrierten Postversand:
Das Gateway kombiniert die digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung über NOVIPLAN [e.portal] mit dem Druck und postalischen Versand von Entgeltabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, SV-Meldungen und sonstigen Mitarbeiterdokumenten. Ihre HR-Sachbearbeiter drucken einfach alle Unterlagen ins Portal, den Rest erledigt NOVIPLAN für sie. Das heißt, NOVIPLAN übernimmt nicht nur die digitale Zustellung, sondern auch den kompletten papierbasierten Prozess, also Druck, Kuvertierung, Frankierung inklusive Postversand der Unterlagen. Die Steuerung, welchen Prozess die Dokumente durchlaufen, erfolgt automatisch anhand einer im Mitarbeiterstamm Ihres HR-Systems hinterlegten Kennzeichnung.

So komfortabel funktioniert die Letterbox:

Setzen Sie im Mitarbeiterstamm Ihres HR-Systems einmalig den Kenner für den Papierversand.

Erstellen Sie die Abrechnung wie gewohnt in Ihrem HR-System und drucken Sie die Dokumente an das NOVIPLAN-Portal.

NOVIPLAN sortiert die Dokumente für den Papierversand aus und übergibt sie in den integrierten Postversand an die Anschrift im Adressfeld.

Im Druckzentrum unseres Partners Compador werden Ihre Dokumente auf Hochleistungsdruckern professionell ausgedruckt, gefalzt, kuvertiert, sortiert und frankiert. Durch integrierte Prozesse profitieren Sie von höchster Qualität und Druckgenauigkeit.

Fragen?

Wir helfen Ihnen gerne weiter!

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Mit Inkrafttreten des neuen Pflegeunterstützungs- und Entlastungsgesetzes (PUEG) zum 1. Juli 2023 steigen die Beiträge in der gesetzlichen Pflegeversicherung. Außerdem wird die Kinderanzahl bei der Berechnung der Beitragssätze differenzierter als bisher berücksichtigt, um dem Erziehungsaufwand der Eltern Rechnung zu tragen und Versicherte mit mehreren Kindern stärker zu entlasten.

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Elterneigenschaft Ihrer Arbeitnehmer, die Anzahl der Kinder und deren Alter in geeigneter Form gegenüber den beitragsabführenden Stellen (Lohnabrechnung) nachzuweisen. In der Regel sind hierfür Dokumente, aus denen die Elterneigenschaft ersichtlich wird, beim Arbeitgeber einzureichen. In einem vereinfachten Nachweisverfahren können Arbeitgeber jedoch auf die Vorlage konkreter Nachweise in Form von Geburtsurkunden etc. verzichten und statt dessen die Daten von ihren Beschäftigten formlos abfragen. Das Ergebnis der Abfrage muss nur entsprechend dokumentiert werden. Die Selbstauskunft kann auf analogem oder digitalem Weg erfolgen.

Digitale Meldung von Kindern – Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Eine schnelle, digitale Möglichkeit, die Angaben zu berücksichtigungsfähigen Kindern abzufragen, bieten das NOVIPLAN Webportal und die Mitarbeiter-App. Neben den bewährten Employee Self Services steht ab sofort die neue Funktion Meldung Kind zur Verfügung. Beschäftigte können ihrem Arbeitgeber hierüber mit wenigen Klicks alle notwendigen Angaben je Kind  zukommen lassen. Einfach Menüpunkt anklicken, Name und Geburtsdatum des Kindes ausfüllen, vorhandenen Nachweis auswählen und an den Arbeitgeber senden – fertig! Vorgegebene Eingabefelder sorgen für eine komfortable, datenschutzkonforme Erfassung und Standardisierung der Angaben. Übersichtliche Reports gewährleisten außerdem, dass Arbeitnehmer all ihre Meldungen zu Kindern und ihren persönlichen Stammdaten inklusive Bearbeitungsstatus immer im Blick behalten.

Unternehmen profitieren nicht nur von einem standardisierten, papierlosen Meldeprozess, sondern insbesondere auch von der strukturieren Auflistung aller abgegebenen Meldungen im Portal mit der Möglichkeit, diese in unterschiedlichen Formaten zu exportieren und ins HR-System zu importieren. Für SAP-Anwender lässt sich die automatische Übergabe der Meldungen in die jeweiligen SAP-Tabellen einrichten.

Pilotkunde für die digitale Meldung von Kindern ist die HORNBACH Baumarkt AG. Dort wurde im Vorfeld auch das betriebliche Informationsschreiben, mit dem die rund 13.000 HORNBACH-Beschäftigten über die neue Funktionalität in NOVIPLAN informiert wurden, über das Portal versendet.