NOVIPLAN bei Uhlmann:
Win-Win für Mitarbeitende und HR-Abteilung

Uhlmann setzt auf das NOVIPLAN Webportal von INTENSIO und stellt HR-Dokumente digital bereit.

Die Uhlmann Group ist weltweiter Spezialist für die Sicherheit sensibler Produkte und bietet ein breites Spektrum an High-Tech-Verpackungsmaschinen, Dienstleistungen und digitalen Lösungen für den Pharma-, Gesundheits- und Konsumgütermarkt. Teil der Uhlmann Group sind die beiden auf das Verpacken von Pharmazeutika und Konsumgütern spezialisierten Unternehmen Uhlmann Pac-Systeme in Laupheim und KOCH Pac-Systeme in Pfalzgrafenweiler. Mit zusammen rund 2.000 Mitarbeitenden decken sie alle Prozessschritte des Verpackens in Blister, Flaschen und Kartons ab und bieten umfangreiche Services für die international agierenden Kunden.

Nachhaltigkeit und Digitalisierung haben einen hohen Stellenwert bei Uhlmann und KOCH. Neben nachhaltigen Verpackungslösungen stehen digital basierte Geschäftsprozesse im Fokus der Unternehmensstrategie. So auch im Bereich Human Resources. Zwar waren alle Abrechnungsprozesse und notwendigen Meldeverfahren der Payroll durch SAP-HCM bereits digitalisiert und auch der Entgeltnachweis wurde den Mitarbeitenden bereits im ESS zur Verfügung gestellt – für weitere Abrechnungsdokumente gab es jedoch noch keinen digitalen Prozess. Lohnsteuer- und SV-Meldebescheinigungen existierten weiterhin in Papierform – die Personalabteilung druckte aus, kuvertierte und verschickte per Post. “Obwohl wir unseren Mitarbeitenden bereits einige Anwendungen im ESS anbieten, gibt es nach wie vor großen Digitalisierungsbedarf im Personalwesen”, erläutert Melanie Zoche, Application Consultant bei Uhlmann Pac-Systeme. “Ein weiterer Schritt in Richtung digitale Transformation war die Einführung des NOVIPLAN Webportals. So können wir nun neben dem Entgeltnachweis auch andere Gehaltsunterlagen digital bereitstellen – die Digitalisierung weiterer Schreiben ist bereits in Planung.”

Heute runden Uhlmann und KOCH ihr Personalmanagement mit der cloud-basierten Version des Webportals NOVIPLAN [e.portal] und der passenden Mitarbeiter-App NOVIPLAN [e.motion] perfekt ab. Entgeltabrechnungen, Lohnsteuer- und SV-Meldungen werden digital auf den privaten Endgeräten der Beschäftigten bereitgestellt – wahlweise über die App oder im Portal. Der gesamte Prozess läuft voll automatisiert ab: Im Anschluss an die Abrechnung in SAP übergibt die Personalabteilung die Unterlagen per Druckstrom und komplett verschlüsselt an NOVIPLAN, wo sie vereinzelt, klassifiziert und schließlich dem jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet werden. Melanie Zoche: “Neben einer flexibel konfigurierbaren SAP-Schnittstelle war uns vor allem wichtig, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter digital zu erreichen und ihnen den Mehrwert eines komfortablen Self-Services zu bieten. Mit NOVIPLAN haben jetzt auch Mitarbeitergruppen ohne aktiven SAP-Account, wie Abwesende in Mutterschutz/Elternzeit oder Freistellungsphase der Altersteilzeit, jederzeit die Möglichkeit ihre Unterlagen einzusehen.”

Für die Beschäftigten bedeutet dies: Über jedes neue Dokument werden sie automatisch per E-Mail informiert, so dass sie nie den Eingang ihrer Unterlagen verpassen. Mit wenigen Klicks können sie anschließend ihre Unterlagen abrufen und speichern. Fragen an die Personalabteilung erübrigen sich ebenso wie Wartezeiten, bis die Abrechnung auf dem Schreibtisch oder im Briefkasten liegt. Nichts geht mehr verloren, alles ist übersichtlich und sicher im Zugriff.

Eine echte Win-Win-Situation für die beiden Unternehmen und ihre Mitarbeitenden!