Digital statt Papier:
Das NOVIPLAN Webportal bei den KölnBädern

Die KölnBäder vereinfachen mit NOVIPLAN ihre HR-Prozesse und stellen Entgeltabrechnungen und Personaldokumente digital bereit.

Als Tochtergesellschaft der Stadtwerke Köln GmbH stehen die KölnBäder für ein breit zugängliches und qualitativ hochwertiges Freizeit-, Sport- und Gesundheitsangebot. Neben 13 Bäderstandorten betreibt das Unternehmen im Kölner Stadtgebiet vier abwechslungsreiche Saunalandschaften, zwei Fitnessbereiche und eine Eisarena. Ob Schwimmkurse für Kinder, gesundheitsorientiertes Training, sportliche Herausforderungen oder gemeinsame Familienzeit – die KölnBäder bieten allen Generationen die Möglichkeit, aktiv zu sein und Erholung zu finden. Rund 300 Mitarbeitende sorgen dafür, dass die zahlreichen Angebote rund um das „Wasser von Kölle“ reibungslos funktionieren.

Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit spielen eine entscheidende Rolle bei den KölnBädern. Investiert wird deshalb gezielt in Maßnahmen mit hohem Einsparpotenzial und moderne Technologien zur effizienten Nutzung von Ressourcen. Auch bei der digitalen Zeitenwende ist das Unternehmen vorne dabei. Um die Personalabteilung von Routinetätigkeiten zu entlasten und gleichzeitig den Beschäftigten einen digitalen Service zu bieten, werden Entgeltabrechnungen, Zeitnachweise und sonstige Mitarbeiter-Dokumente nicht mehr auf Papier ausgegeben, sondern über das cloud-basierte NOVIPLAN Mitarbeiterportal bereitgestellt – vollständig automatisiert und mit höchsten Sicherheitsstandards. Das Ausdrucken, Verteilen oder Versenden der Dokumente entfällt, gleichzeitig informiert NOVIPLAN die Beschäftigten per E-Mail oder Push, wenn es neue Dokumente für sie gibt. Mit wenigen Klicks können sie ihre Unterlagen dann über das Webportal oder die passende NOVIPLAN App abrufen und speichern – rund um die Uhr und überall. Anfragen an die Personalabteilung nach Kopien, z. B. wenn die Steuererklärung ansteht, erübrigen sich ebenso wie Wartezeiten, bis die Abrechnung auf dem Schreibtisch oder im Briefkasten liegt.

Integrierter Postversand für Saisonmitarbeiter

Rund 80 Saisonkräfte unterstützen die KölnBäder während der Freibadsaison in der Wasseraufsicht und an der Kasse. Nach ihrem saisonbedingten Ausscheiden und dem Ablauf der Karenzzeit können Unterlagen für sie nicht mehr digital, sondern nur noch auf dem Postweg zugestellt werden. Kein Problem für das Letterbox Gateway: Gesteuert durch einen Kenner im Mitarbeiterstamm kombiniert das NOVIPLAN Add-on die digitale Bereitstellung von Unterlagen mit deren Druck und postalischem Versand für bestimmte Mitarbeiter/-gruppen. Die HR-Sachbearbeiter drucken einfach alle Unterlagen ins Portal, den Rest erledigt die Software für sie. Das heißt, NOVIPLAN übernimmt in einem Schritt nicht nur die digitale Zustellung, sondern auch den kompletten papierbasierten Prozess vom Druck über die Kuvertierung und Frankierung bis zum Postversand der Unterlagen. Flexibler geht es kaum.

Pinnwand als digitales schwarzes Brett

Mit der virtuellen Pinnwand setzen die KölnBäder auf ein weiteres NOVIPLAN-Modul, um wichtige Informationen und Neuigkeiten schnell und direkt mit allen Beschäftigten oder ausgewählten Zielgruppen zu teilen. Dokumente werden einfach per Drag & Drop ins Portal geladen, zeitgesteuert veröffentlicht und schon stehen sie digital zur Verfügung – topaktuell und ohne jemals wieder veraltete Aushänge abhängen zu müssen.

Fazit

NOVIPLAN sorgt bei den KölnBädern nicht nur für schlanke Prozesse, aktuelle Informationen und mehr Komfort bei der monatlichen Personalabrechnung. Die Software schont auch die Ressourcen und führt zu signifikanten Zeit- und Kosteneinsparungen.