GIG Gesellschaft für Immobilienprojektierung und Grundstücksentwicklung mbH

Weg mit dem Papier: NOVIPLAN-DMS ist der Schlüssel

Die GIG Gesellschaft für Immobilienprojektierung und Grundstücksentwicklung mbH wurde im Jahr 2002 gegründet und ist in Karlsruhe ansässig. Der Schwerpunkt des Unternehmens liegt in der Projektentwicklung sowie im Bau und Vertrieb von Wohn- und Gewerbeimmobilien. Das Gebäudemanagement ist das Kerngeschäft der Schwesterfirma GK GmbH.

Wie in vielen vergleichbaren Unternehmen wurden auch bei GIG Dokumente ausgedruckt, abgeheftet und über viele Jahre archiviert. Die Folgen waren ein immer größer werdender Platzbedarf für Ordner und zeitintensive Such- und Bearbeitungsvorgänge. Hinzu kam, dass digitale Dokumente in persönlichen Ablagen oder E-Mail-Postfächern verschwanden. GIG entschied sich deshalb für die Einführung von NOVIPLAN-DMS als zentrale Software für die Erfassung, Verteilung und digitale Archivierung von Dokumenten und E-Mails. Zunächst wurde die digitale Eingangspostbearbeitung für die beiden Firmen GIG und GK realisiert. Der workflow-basierte Inbound Manager leitet die gescannten Eingangsbelege direkt den Sachbearbeitern zu, E-Mails werden nach der Empfänger-Adresse ebenfalls automatisch zugeordnet. Alle Dokumente landen so im zentralen Posteingang der jeweiligen Sachbearbeiter, wo sie bearbeitet und klassifiziert werden. Zusätzlich werden die in der Hausverwaltungs-Software erstellten Ausgangsbelege direkt ins NOVIPLAN-Archiv gedruckt. Eine zeitgesteuerte Adressdaten-Schnittstelle sorgt dafür, dass alle in MS Outlook angelegten Adressen an NOVIPLAN übergeben werden.

MEHRWERT DURCH NOVIPLAN

GIG und  GK haben mit NOVIPLAN-DMS den manuellen Prozess der Eingangspostbearbeitung abgelöst und durch regelbasierte Dokumenten-Workflows ersetzt. Neben der rechtssicheren Dokumenten-Archivierung profitieren sie von schnellen und sicheren Arbeitsabläufen.

ECKDATEN DES UNTERNEHMENS

  • Immobilien- und Grundstückswirtschaft

  • Karlsruhe

  • 15 Mitarbeiter

  • NOVIPLAN-DMS