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Digitale Entgeltabrechnung für mehr Effizienz und Nachhaltigkeit bei HELLER

News, Portal und App

Die Gebr. Heller Maschinenfabrik implementiert mit NOVIPLAN eine effiziente und nachhaltige Lösung zur digitalen Bereitstellung der Entgeltunterlagen.

HELLER wurde im Jahr 1894 in Nürtingen als kleiner Handwerksbetrieb gegründet. Heute entwickelt und produziert die global agierende Unternehmensgruppe mit weltweit über 2.000 Mitarbeitenden modernste CNC-Werkzeugmaschinen und Fertigungssysteme für die spanende Bearbeitung. HELLER verbindet dabei die Tradition und Erfahrung eines mittelständischen Unternehmens mit der ganzheitlichen Lösungsorientierung eines Global Players. Zu den Kunden von HELLER zählen Unternehmen aus der Automobilindustrie, dem Maschinenbau, der Energietechnik, Fluidtechnik, Aerospace sowie aus vielen weiteren Branchen.

Ressourcenschonende Prozesse und nachhaltiges Handeln sind in der Unternehmenspolitik von HELLER fest verankert. Eine entscheidende Rolle hierbei spielen digitale Lösungen. Mit der Einführung des Mitarbeiter-Portals NOVIPLAN [e.portal] und der passenden Mitarbeiter-App NOVIPLAN [e.motion], beides vom Karlsruher Software-Spezialisten INTENSIO, wurde im Bereich Human Resources ein weiterer Baustein hierzu umgesetzt. Entgeltabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und SV-Meldungen werden digital bereitgestellt und können von den Beschäftigten 24/7 abgerufen werden – wahlweise über die App oder das Portal. Der gesamte Prozess läuft papierlos und voll automatisiert in der Cloud ab: Nach der Entgeltabrechnung in SAP-HCM werden die Dokumente per Druckstrom und komplett verschlüsselt an NOVIPLAN übergeben. Dort erfolgt die Klassifizierung und die Trennung nach Personalnummern.

„Digitale Abrechnung steht für einen modernen Arbeitgeber: Sie erleichtert den Arbeitsalltag, schafft Transparenz und macht Prozesse schneller und effizienter. Gleichzeitig reduzieren wir Papierverbrauch und Ressourcen – ein klarer Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit und verantwortungsbewusstem Handeln“, so Andreas Heck, Leiter HR-Services bei HELLER.

Dokumentenzustellung digital und postalisch in einem Schritt

Wichtig war für HELLER auch die Möglichkeit der hybriden Zustellung von Dokumenten – digital und postalisch, möglichst aber ohne zusätzlichen manuellen Aufwand. Bestimmte Mitarbeitergruppen wie z. B. Betriebsrentner sollten ihre Unterlagen nämlich weiterhin auf Papier erhalten. Hier kommt das NOVIPLAN Letterbox Gateway ins Spiel. Es kombiniert in einem Schritt die digitale Zustellung mit dem Druck und postalischen Versand von Mitarbeiterdokumenten. Die HR-Sachbearbeiter drucken einfach alle Unterlagen ins Portal, den Rest erledigt NOVIPLAN für sie. Das heißt konkret: Die Software übernimmt nicht nur die digitale Zustellung, sondern auch den kompletten papierbasierten Prozess, also Druck, Kuvertierung, Frankierung und Postversand.

Penetrationstest durch ein Unternehmen für IT-Sicherheit

Der Einführung vorausgegangen war ein umfangreicher Penetrationstest der Software durch ein auf IT-Sicherheit spezialisiertes Unternehmen. Dieses wurde von HELLER angesichts der Kritikalität der Daten beauftragt, NOVIPLAN auf Sicherheitslücken hin zu testen und eventuelle sicherheitskritische Schwachstellen aufzudecken. Nach Abschluss der mehrtägigen Testphase überzeugte NOVIPLAN auch den Datenschutzbeauftragten von HELLER, so dass das OK für die interne Freigabe gegeben wurde.